Mounia dirige un organisme de formation de 4 salariés à Lyon, spécialisé dans la gestion de projet agile. En 2025, pour étoffer son catalogue, elle a confié 6 sessions à deux formateurs indépendants et à un petit organisme partenaire, sans formaliser les contrats ni leur transmettre son règlement intérieur. Lors de l'audit de surveillance, l'auditeur a demandé les conventions de sous-traitance et les preuves de pilotage pédagogique. Mounia n'avait rien de signé. Résultat : deux non-conformités majeures, suspension provisoire de la certification et gel des dossiers OPCO en cours pendant six semaines.
Son histoire n'est pas isolée. La sous-traitance est l'une des zones les plus sanctionnées depuis les précisions apportées au Référentiel National Qualité (RNQ) par France Compétences.
Ce que dit le Référentiel National Qualité sur la sous-traitance
Le RNQ (décret n° 2019-564 du 6 juin 2019 et actualisations ultérieures) impose à tout organisme certifié Qualiopi de rester responsable de la qualité des prestations, même quand celles-ci sont exécutées par un tiers.
La règle de base est claire : le sous-traitant doit soit être lui-même certifié Qualiopi, soit faire l'objet d'un contrôle qualité formalisé par le donneur d'ordre.
Deux situations coexistent :
- Sous-traitant certifié Qualiopi : vous conservez la preuve de sa certification en cours de validité (attestation France Compétences à jour). L'auditeur vérifie que vous l'avez consultée et archivée avant de signer.
- Sous-traitant non certifié : vous appliquez votre propre processus qualité à ses prestations (brief pédagogique, évaluation post-session, reporting). C'est plus contraignant, mais juridiquement possible.
Les indicateurs du RNQ directement concernés
Trois indicateurs du Référentiel National Qualité visent directement la sous-traitance :
Indicateur 2 (accueil des bénéficiaires) : le sous-traitant doit transmettre les informations d'accueil aux stagiaires (règlement intérieur, programme, modalités d'évaluation) avec la même rigueur que l'organisme principal.
Indicateur 15 (coordination des intervenants) : vous devez prouver que vous pilotez pédagogiquement vos sous-traitants, pas seulement que vous les mandatez commercialement. Compte rendu de réunion, brief écrit, grille d'évaluation des intervenants : l'auditeur demande des traces.
Indicateur 29 (amélioration continue) : si un sous-traitant a produit une non-conformité (stagiaire insatisfait, objectif pédagogique non atteint), vous devez montrer comment vous l'avez traitée et ce que vous avez corrigé.
L'indicateur 15 est le plus fréquemment sanctionné. Les auditeurs demandent systématiquement la liste nominative des intervenants extérieurs, avec les dates des formations concernées.
Les obligations documentaires du donneur d'ordre
La convention de sous-traitance
Ce document est distinct du contrat de travail ou de la facture. Il précise :
- l'identité du sous-traitant (raison sociale, SIRET, statut Qualiopi ou non)
- la nature et le périmètre de la prestation (thème, durée, public visé)
- les responsabilités pédagogiques (qui valide le programme, qui évalue les stagiaires)
- les obligations de confidentialité (données stagiaires, supports pédagogiques)
- la clause de respect de votre règlement intérieur
Une simple facture ne suffit pas. L'auditeur réclame la convention signée.
Le brief pédagogique
Ce document, transmis au formateur avant la session, décrit :
- les objectifs pédagogiques précis et les compétences visées
- le profil des participants (niveau, prérequis)
- les outils d'évaluation à utiliser (QCM, mise en situation, questionnaire)
- les livrables attendus (feuille d'émargement, évaluation à chaud)
Sans brief écrit, vous ne pouvez pas prouver que vous avez assuré le pilotage pédagogique. Un email récapitulatif envoyé avant la session est accepté par la plupart des auditeurs, à condition qu'il soit archivé et retrouvable.
Le retour d'évaluation
Après chaque session sous-traitée, récupérez :
- les feuilles d'émargement signées
- les questionnaires d'évaluation à chaud des stagiaires
- le rapport de fin de session du formateur
Archivez ces documents dans le même système que vos formations en régie directe. L'auditeur ne fait pas de distinction.
Sous-traitance en cascade : le cas particulier à risque
La sous-traitance en cascade (vous sous-traitez à un OF qui lui-même sous-traite à un formateur indépendant) est techniquement possible, mais chaque maillon doit être certifié Qualiopi ou soumis à votre contrôle.
En pratique, une sous-traitance à deux niveaux devient très difficile à documenter correctement. Si vous n'avez pas la main sur le formateur final, vous prenez un risque réel d'écart majeur. Conseil pragmatique : limitez la sous-traitance à un seul niveau. Si votre partenaire fait lui-même appel à des indépendants, exigez qu'il vous transmette leurs contrats et évaluations.
Ce que les auditeurs vérifient en pratique
Lors d'un audit de surveillance ou de renouvellement, l'auditeur suit un protocole précis :
- Il demande la liste de toutes les prestations sous-traitées sur la période couverte (souvent 18 à 24 mois).
- Il choisit un échantillon de 2 à 4 dossiers.
- Pour chaque dossier : convention signée, brief pédagogique transmis, évaluations récupérées, certification du sous-traitant à jour (ou processus de contrôle documenté).
- Il cherche les traces d'un pilotage pédagogique réel, pas seulement administratif.
Une absence de convention est quasi-systématiquement qualifiée de non-conformité majeure. Un pilotage pédagogique insuffisant peut rester mineur si vous présentez des preuves partielles et un plan d'action crédible.
Checklist avant de faire appel à un sous-traitant
Avant de lancer toute prestation sous-traitée, vérifiez ces points :
- [ ] Convention de sous-traitance rédigée et signée par les deux parties
- [ ] Statut Qualiopi du sous-traitant vérifié (attestation téléchargée et archivée)
- [ ] Brief pédagogique transmis par écrit avant la session
- [ ] Règlement intérieur de votre organisme communiqué au sous-traitant
- [ ] Modalités d'évaluation des stagiaires définies et confirmées
- [ ] Procédure de remontée des incidents pédagogiques convenue
- [ ] Feuilles d'émargement et questionnaires d'évaluation récupérés après la session
- [ ] Dossier archivé dans votre système qualité habituel
Pour les dossiers impliquant un OPCO, le CPF ou une aide régionale, ces justificatifs doivent aussi être communicables au financeur en cas de contrôle a posteriori. Un dossier OPCO peut être remis en question même après paiement si un contrôle révèle une sous-traitance non documentée.
Pour vérifier les plafonds de prise en charge applicables à vos formations sous-traitées (OPCO, CPF co-construit, aide régionale), lancez la simulation sur Mon Budget OPCO : elle prend en compte le statut de l'organisme dispensateur réel.
Erreur 1 : confondre facture et convention La convention de sous-traitance est un document contractuel distinct. Un bon de commande détaillé peut en tenir lieu à condition qu'il reprenne toutes les clauses obligatoires (responsabilités pédagogiques, confidentialité, règlement intérieur).
Erreur 2 : ne pas vérifier la date d'expiration du certificat Qualiopi du sous-traitant Les certifications sont valables 3 ans avec audit de surveillance à 18 mois. Téléchargez l'attestation à jour sur le site de France Compétences et notez une alerte dans votre agenda avant expiration.
Erreur 3 : considérer le brief oral comme suffisant L'auditeur demande une trace écrite. Un email récapitulatif suffit, mais il doit être envoyé avant la session et conservé.
Erreur 4 : oublier les auto-entrepreneurs Un formateur indépendant en micro-entreprise est un sous-traitant au sens Qualiopi, même s'il est prestataire habituel. Convention et brief s'appliquent sans exception.
Ce qui évolue avec les précisions de France Compétences en 2026
France Compétences a précisé dans sa note de guidance de début 2026 que les organismes devront démontrer, pour chaque sous-traitant récurrent, un processus formalisé d'évaluation annuelle de la qualité des prestations : entretien documenté, grille d'évaluation, plan d'amélioration si nécessaire.
Ce niveau d'exigence rapproche la gestion des sous-traitants de celle des salariés formateurs. Si vous travaillez avec les mêmes intervenants depuis plusieurs années, commencez dès maintenant à constituer un dossier de suivi pluriannuel par intervenant.
Nos spécialistes en financement public peuvent vous accompagner pour structurer votre processus documentaire et sécuriser vos dossiers de financement (OPCO, CPF co-construit, aides régionales) avant votre prochain audit Qualiopi.
Questions fréquentes
Un formateur indépendant est-il considéré comme un sous-traitant au sens Qualiopi ?
Oui. Tout intervenant externe qui réalise tout ou partie d'une action de formation est un sous-traitant, quel que soit son statut (auto-entrepreneur, EURL, autre OF). La convention de sous-traitance et le brief pédagogique écrit sont obligatoires.
Mon sous-traitant n'est pas certifié Qualiopi : est-ce un problème ?
Ce n'est pas interdit, à condition que vous appliquiez votre propre processus qualité à ses prestations. Vous devez documenter le pilotage pédagogique, l'évaluation des stagiaires et la gestion des incidents. L'auditeur vérifiera que votre contrôle est réel, pas seulement formel.
Une non-conformité liée à la sous-traitance peut-elle bloquer mes financements ?
Une non-conformité majeure peut entraîner la suspension de la certification Qualiopi, ce qui bloque immédiatement tous les nouveaux dossiers OPCO, CPF et aides régionales. Les dossiers en cours peuvent aussi être remis en question par les OPCO après contrôle.
Combien de temps faut-il conserver les dossiers de sous-traitance ?
La réglementation formation impose une conservation de 5 ans pour tous les justificatifs. Conservez-les au minimum jusqu'au prochain audit de renouvellement plus 2 ans.
La sous-traitance en cascade est-elle autorisée avec Qualiopi ?
Elle est possible mais très risquée à documenter. Chaque maillon doit être certifié Qualiopi ou faire l'objet de votre contrôle. En pratique, limitez la sous-traitance à un seul niveau pour éviter tout écart lors de l'audit.
